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兰州市中级人民法院档案工作考核获优秀等级

18-01-17 16:53 来源:中国甘肃网-兰州日报 编辑:靳佩佩

  原标题:十万卷尘封档案实现电子化

  兰州市中级人民法院档案工作考核获优秀等级

  兰州中院正在修复录入档案的法官

  档案室法官正在整理查阅档案

  “‘后之视今,亦犹今之视昔’,我们现在在查阅过去的史料时,当时的资料越丰富翔实越有利于我们进行研究,所以现在我们对待档案资料,不应当因其微小而失之注意,因其平常而失于珍藏,应当完整地保留相关资料,这关系到对国家、人民、法院负责的问题,也关系到对历史负责的问题”。兰州市中级人民法院党组书记、院长王永平说。兰州市中级人民法院党组始终十分重视院档案管理工作,自2014年年初该院就已经开始着手推进档案数字化管理,截止2017年9月中旬,完成自1949年至今跨越62年的全部室藏诉讼档案数字化工作,通过数字化扫描加工,档案智能化管理,层层推进,实现了网上调卷。已完成62年以来诉讼档案的扫描加工,共119531卷216361册1962万余页,占室藏档案比例87.25%。电子诉讼档案已在法官、当事人、律师之间广泛应用,年均利用达到840人次1300余件。提前3个月完成了最高法院规定的任务。在2016年以980分的高分通过甘肃省档案局专家组验收,被评为“档案规范化管理省特级达标单位”,2017年全市档案工作考核优秀等级。

  摸索前行不畏难

  要完成62年的档案数字化管理,谈何容易。如何开展工作,如何规范的开展工作,怎样保证数字化工作的效率和质量,保证档案资料不泄密,是困扰该院开展工作的难题。

  兰州市中级人民法院办公室主任刘晓明介绍,自2014年年初就开始着手推进档案数字化,面临资金紧张,人手少,场地小,技术差的局面,院领导多方协调,积极筹措资金,共解决经费280余万元;通过档案科工作人员加班加点、新进人员轮岗、招聘临聘人员等办法,推进数字化工作;同时派人到北京、天津等地数字化工作取得成效的法院学习取经,采用外包方式开展工作。2017年7月中旬,数字化工作全面展开。

  为解决问题,该院多次召开两级法院座谈会、书记员座谈会、业务庭室、相关部门协调会,争取上级和业务指导单位的指导和支持,理清工作思路。针对档案库存量大、存放年代久远、档案越新,利用率也越高的特点,制定了从后往前,分段推进的工作方案,历时4年完成了全部室藏诉讼档案的数字化,比最高法院规定的期限提前了3个月。刘晓明回忆说,当时整理档案面对最大的问题不是数量大,工作繁重,而是如何处理好老卷宗的修补及扫描问题。档案纸张越旧,扫描难度越大,60年代以前的卷宗多为草纸,破损严重,需要裱糊、背纸、将大纸进行折叠,重新装订松动的卷宗,其中有两人每天修复旧宗卷。为保证电子卷宗与纸质卷宗的同步性和一致性,档案在归档时,工作人员逐页逐卷进行审查,3个人每人每天审查归档卷宗80余卷。

  建好平台为共享

  据了解,兰州市中级人民法院档案管理依托审判流程管理信息系统,可以说是实现案卷网上调阅和远程查询的重要平台,案卷扫描加工形成电子影像后要上传至该系统,以后当事人、律师、法官,上级法院调卷、法院之间的横向调卷等各项工作都要在该系统上进行操作。

  刘晓明介绍,该系统存储着诉讼档案、归档文件、文书档案、统计档案、基建档案、设备档案、录音档案、录像档案、司法鉴定等各类档案,通过这个平台,可实现档案管理、档案借阅等功能。档案科的工作人员说:“有了这个平台,以后全国法院系统实现四级联网后,法官可以在线实现本地调阅卷、异地调阅卷,了解案件原审情况,或者参考关联案件。数字化后的电子卷宗为以后深度开发利用打下了基础。今后通过开发利用,为法官办理案件提供全面的支持和服务,它可以实现内部流转、网上阅卷、浏览卷宗、复制材料,满足合议庭办案、审委会讨论案件和网上案件质量评查等需要;支持法院间调阅卷宗,实现案件上诉、移送、再审查阅等;支持诉讼参与人网上查阅,实现在线浏览、借阅等服务;支持相关部门之间业务协同,实现在对外平台上将电子卷宗供给给外部相关单位共享使用,促进相关部门特别是与检察院之间的案件实体数据网上交换、共享。

  做好服务真方便

  “兰州市中级人民法院针对网上归档、扫描加工的格式标准、管理系统的流程和操作方法,特别是对电子档案远程调阅卷的操作流程及查阅范围等,制定了一系列档案数字化工作规范,使得法院电子档案从生成到利用的整个过程,有据可循,实现了标准化、规范化管理。”刘晓平说。现今数字化的档案已全部倒入信息系统,电子档案已广泛运用,年均利用达800余人次1300余件次。节约时间、简化手续、极大地方便群众,大大提高了法官的工作效率,实现即查即阅,在档案查阅方式上实现了质的飞跃。

  如当事人可持身份证、案卷号前往当地法院的专用计算机查阅打印电子档案。刘晓明说,2017年6月,西固区的一起民事案件当事人来到我院查阅1991年档案,经过档案员在线查询,当事人很快就看到了自己的案卷材料并打印了相关材料。在顺利查到档案后,这位当事人说:“以前查阅案卷资料,审批手续要上楼下楼来回跑,至少要耗费大半天时间,现在只需要到法院花几分钟就可以了,真是又快又方便!”

  公安机关查询前科资料只需出具查询函和工作证,输入被告人姓名和审判年份就可查阅前科材料。2017年10月,临夏市公安局干警前来查询被告人张某前科,从查询到复制仅用了十几分钟,他们说:“我们抓捕了伏案在逃5年的毒品犯罪嫌疑人一名,一直否认当年犯罪事实,今天通过调阅同案犯侦查笔录和判决材料,就找到了证据材料,不怕他不认罪伏法。现在电子卷宗太方便了,再也不用我们在几十本卷宗中翻阅查找了。”

  记者 张烁 文/图

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